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Speditionsdaten an DATEV übergeben: Buchungsstapel statt Abtippen

Zwischen der letzten Frachtrechnung und der Buchhaltung liegt in vielen Betrieben ein Arbeitstag, der niemandem gehört. Wie aus abgerechneten Fahrten ein Buchungsstapel wird, welche vier Angaben stimmen müssen und was der Steuerberater tatsächlich braucht.

Was der Steuerberater bekommt

Der Steuerberater bucht keine Fahrten. Er bucht Beträge auf Konten. Aus einer Sammelrechnung über vierzig Transporte entsteht deshalb kein Stapel mit vierzig Zeilen, sondern in der Regel eine Zeile je Steuersatz: Betrag, Gegenkonto, Debitorenkonto, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext.

Drei Angaben machen diese Zeile buchbar:

• Das Erlöskonto – abhängig vom Steuerschlüssel. Inlandsumsatz mit 19 Prozent, ermäßigter Satz, innergemeinschaftliche Leistung mit Steuerschuldumkehr und Ausfuhr laufen auf verschiedene Konten. Ein einziges Erlöskonto für alles funktioniert nur, solange ausschließlich im Inland gefahren wird.
• Das Debitorenkonto – der Kunde. Es muss in der Buchhaltung existieren, sonst weist DATEV die Zeile ab.
• Der Steuerschlüssel – er entscheidet, ob Umsatzsteuer berechnet wird und welcher Hinweis auf der Rechnung stehen muss.

Die vier Angaben, an denen ein Import scheitert

Ein DATEV-Import ist erfreulich unbestechlich: entweder er läuft durch, oder er bricht ab. Die Ursachen wiederholen sich.

1. Berater- und Mandantennummer. Beide stehen in der Kopfzeile der Datei und kommen vom Steuerberater. Stimmen sie nicht, meldet DATEV, die Datei gehöre zu einem anderen Mandanten – der häufigste Abbruch überhaupt und der am schnellsten behobene.
2. Wirtschaftsjahr. Beginnt es nicht am 1. Januar, muss das hinterlegt sein. Buchungen außerhalb des angegebenen Jahres fallen heraus.
3. Sachkontenlänge. Vier- oder fünfstellig, je nach Einrichtung der Kanzlei. Eine Datei mit vierstelligen Konten in einem fünfstelligen Mandanten erzeugt Konten, die niemand erwartet.
4. Debitoren. Jeder Kunde braucht sein Konto, und zwar dasselbe wie im Vorsystem. Wer Kunden im TMS anlegt und die Nummern dort fortlaufend vergeben lässt, sollte den Bereich einmal mit der Kanzlei abstimmen – hinterher umzunummerieren ist mühsam.

Zwei Wege, und sie schließen sich nicht aus

Wer schreibt die Rechnung? Diese Frage entscheidet über den ganzen Ablauf, und beide Antworten sind vertretbar:

• Das Vorsystem schreibt. Die Rechnung entsteht dort, wo die Fahrten liegen, geht direkt zum Kunden, und an die Buchhaltung gehen Buchungsstapel und Belege. Schnell, und die Rechnungsnummern liegen in einer Hand.
• Das Steuerbüro schreibt. Übergeben werden nur die Leistungsdaten je Kunde und Zeitraum. Die Kanzlei stellt aus, versendet und bewahrt auf. Langsamer in der Schleife, aber einer der Wege, bei dem die E-Rechnungspflicht niemanden mehr beschäftigt.

In der Praxis kommt beides gemischt vor: Stammkunden über das Vorsystem, öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID über die Kanzlei. Eine Software sollte das je Kunde zulassen und nicht als Grundsatzentscheidung verlangen.

Belege gehören dazu

Ein Buchungssatz ohne Beleg ist eine Behauptung. Zum Stapel gehören deshalb die Ausgangsrechnungen als PDF und, soweit vorhanden, die Ablieferbelege. Wer beides zusammen übergibt, beantwortet die Rückfragen des Steuerbüros, bevor sie entstehen.

Wichtig dabei: die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Unternehmen. Dass die Kanzlei die Daten hat, entbindet nicht davon, sie selbst vorhalten zu können – auch dann, wenn das Vertragsverhältnis zur Kanzlei oder zum Softwareanbieter endet. Das ist der eigentliche Grund, aus dem ein vollständiger Datenauszug kein Luxus ist.

Häufige Fragen

Dieser Text fasst den Stand vom 26. September 2026 zusammen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte ändern sich; für den eigenen Betrieb entscheidet der Steuerberater.