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E-Rechnung in der Spedition: Fristen, Formate und was bis 2028 gilt

Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025 für jedes inländische Unternehmen, die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt bis 2028. Für eine Spedition heißt das vor allem: Kundenstammdaten prüfen, ein Format festlegen und entscheiden, wo die Rechnung entsteht – im TMS oder in der Buchhaltung.

Die Fristen

Das Wachstumschancengesetz hat die elektronische Rechnung im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen zur Regel gemacht. Die Umstellung läuft in Stufen, und die entscheidende Stufe steht unmittelbar bevor:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze – auch der Betrieb mit drei Fahrzeugen.
• Bis 31. Dezember 2026: Ausstellen darf noch jeder auf Papier oder als PDF, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung ist formlos und wird in der Praxis dadurch erteilt, dass niemand widerspricht.
• Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen ebenfalls.

Für einen Fuhrbetrieb mit sechs bis zehn Fahrzeugen liegt der Jahresumsatz häufig genau im Bereich der 800.000 Euro. Es lohnt, das einmal auszurechnen statt zu schätzen: von der Antwort hängt ab, ob die Umstellung Anfang 2027 oder Anfang 2028 fällig wird.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung elektronisch übertragen wird, sondern dass die Software des Empfängers Rechnungsbetrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Positionen ohne Auslesen aus einem Bild verarbeiten kann.

Ein per E-Mail verschicktes PDF ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung". Das ist der Punkt, der in Gesprächen am häufigsten überrascht: Betriebe, die seit Jahren papierlos fakturieren, fallen dennoch unter die Umstellung.

In Deutschland haben sich zwei Ausprägungen durchgesetzt:

• XRechnung – reines XML. Für Aufträge der öffentlichen Hand meist vorgeschrieben, dann zusammen mit einer Leitweg-ID, die der Auftraggeber mitteilt. Ohne diese Kennung weist der Rechnungseingang des Bundes die Datei ab.
• ZUGFeRD ab Fassung 2.0.1 – ein PDF mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht die gewohnte Rechnung, seine Software liest die Daten daneben. Im Geschäft zwischen Unternehmen der pragmatischere Weg, weil er auch bei Empfängern funktioniert, die noch von Hand buchen.

Ausnahmen, die für Speditionen zählen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) sind ausgenommen. Für eine einzelne Kurierfahrt kann das greifen; die Monatssammelrechnung über vierzig Fahrten liegt regelmäßig darüber.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen müssen sie trotzdem – und das betrifft viele der kleinen Subunternehmer, mit denen Fuhrbetriebe zusammenarbeiten.
• Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht. Im Umzugsgeschäft ist das der Normalfall, im Ladungsverkehr die Ausnahme.

Was ein TMS dafür liefern muss

Ein Transport-Management-System erzeugt die Rechnungsdaten, weil es die Fahrten kennt. Ob es die Rechnung auch ausstellt und versendet, ist eine getrennte Entscheidung – und eine mit Folgen:

• Ausstellen im TMS. Kurzer Weg, eine Software weniger. Dafür müssen USt-IdNr., Steuernummer, Bankverbindung, Leitweg-ID und das gewünschte Format je Kunde dort gepflegt und aktuell gehalten werden – und die Rechnungen müssen dort acht Jahre unveränderbar liegen bleiben.
• Ausstellen in der Buchhaltung. Das TMS übergibt nur die Leistungsdaten. Die Stammdaten liegen dann an genau einer Stelle, der Steuerberater sieht jede Rechnung, und die Aufbewahrung ist dort ohnehin gelöst. Der Preis dafür ist eine Schnittstelle mehr.

Für Betriebe mit einem eingespielten Steuerbüro ist der zweite Weg meist der ruhigere. Wer selbst fakturiert und den Versand in der Hand behalten will, nimmt den ersten.

Drei Dinge, die jetzt zu tun sind

1. Empfang sichern. Ein Postfach, das XML-Anhänge annimmt, und ein Ort, an dem die Originaldatei unverändert liegen bleibt. Nicht der Posteingang.
2. Kundenstammdaten prüfen. USt-IdNr. bei allen Geschäftskunden, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, je Kunde das gewünschte Format. Genau diese Felder fehlen erfahrungsgemäß bei einem Drittel der Kunden.
3. Umsatz des Vorjahres nachsehen. Über oder unter 800.000 Euro – davon hängt ab, ob 2027 oder 2028 der Stichtag ist.

Häufige Fragen

Dieser Text fasst den Stand vom 26. September 2026 zusammen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte ändern sich; für den eigenen Betrieb entscheidet der Steuerberater.