TMS für Speditionen: Aufgaben, Kosten und wann es sich lohnt
Ein Transport-Management-System bildet den Weg einer Sendung vom Auftrag bis zur Rechnung ab. Was dabei tatsächlich gebraucht wird, unterscheidet sich zwischen einem Konzern mit Sammelgutverkehr und einem Fuhrbetrieb mit sechs Lastwagen so stark, dass dieselbe Abkürzung zwei verschiedene Produkte meint. Dieser Text handelt vom zweiten Fall.
Was ein TMS tut
Fünf Aufgaben stehen in jedem System, unabhängig von der Größe:
- Disposition – welches Fahrzeug fährt wann welche Tour. Im Nahverkehr ist das eine Woche auf einen Blick, nicht ein Optimierungslauf über Zeitfenster und Kapazitäten.
- Auftrags- und Stammdaten – Kunden, Fahrzeuge, Fahrer, Preisvereinbarungen. Der Wert liegt darin, dass ein wiederkehrender Transport beim zweiten Mal nicht neu getippt werden muss.
- Statusverfolgung – wo ist die Sendung, wurde sie zugestellt. Mit Telematik beantwortet das System die Frage selbst; ohne trägt sie jemand ein.
- Abrechnung – aus erledigten Fahrten werden Rechnungen. Hier entsteht der größte Teil der eingesparten Zeit, nicht beim Erfassen.
- Übergabe an die Buchhaltung – Buchungsstapel, Debitoren, Belege. Ohne diesen Schritt wird jede Ersparnis vorne hinten wieder aufgebraucht.
Wo sich große und kleine Systeme unterscheiden
Die etablierten Speditionssysteme können zusätzlich Stückgut- und Sammelgutverkehre, Lagerverwaltung, Zollabwicklung, Gefahrgut und EDI-Anbindungen an Konzernkunden. Das ist kein Beiwerk, sondern der Kern ihres Zuschnitts – und der Grund für Einführungsprojekte mit Schulung, Datenübernahme und Anpassung.
Ein Fuhrbetrieb, der Komplettladungen und einzelne Transporte fährt, hat davon nichts. Er braucht keine Packstückverfolgung, weil eine Sendung ein Lastwagen ist. Für ihn zählt anderes: dass das Erfassen einer Fahrt so schnell geht wie eine Tabellenzeile, dass die Monatsrechnung auf Knopfdruck entsteht und dass der Steuerberater die Daten ohne Nacharbeit übernimmt.
Wann sich ein TMS nicht lohnt
Drei Fälle, in denen der Umstieg keine Zeit spart:
- Wenige Fahrten im Monat. Unter etwa dreißig abzurechnenden Transporten ist eine Tabelle plus Rechnungsprogramm schneller als jede Software – der Aufwand steckt dann nicht in der Abrechnung.
- Der Verkehr ist das Geschäft, nicht die Abrechnung. Wer im Werkverkehr fährt und gar nicht fakturiert, braucht Fuhrparkverwaltung, kein TMS.
- Das vorhandene System wird wirklich genutzt. Ein Wechsel kostet Einarbeitung und Datenübernahme. Der Gewinn muss größer sein als beides zusammen, nicht nur größer als null.
Was ein TMS kosten darf
Die brauchbare Rechnung geht nicht über den Listenpreis, sondern über die Zeit. Wer am Monatsanfang einen Arbeitstag mit dem Übertragen von Fahrten in Rechnungen verbringt, hat dafür je nach Stundensatz einen dreistelligen Betrag aufgewendet – jeden Monat. Dazu kommt, was gar nicht erst berechnet wird, weil eine Fahrt in der Tabelle untergegangen ist; ein einziger vergessener Transport kostet mehr als ein Monat Software.
Ein zweiter Maßstab, der im Gespräch trägt: die Telematik. Für eine Box, die nur die Position zeigt, zahlt ein Fuhrbetrieb je Fahrzeug und Monat einen zweistelligen Betrag – ohne Diskussion. Eine Software, die zusätzlich disponiert, abrechnet und an DATEV übergibt, darf in derselben Größenordnung liegen.
Speditionary kostet 199 € im Monat netto einschließlich 4 Fahrzeugen, jedes weitere 25 €. Ein Betrieb mit zehn Fahrzeugen zahlt 349 € – rund 34,90 € je Fahrzeug. Benutzerkonten sind unbegrenzt und kostenlos, Anhänger zählen nicht mit, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht.
E-Rechnung und GoBD
Zwei Pflichten betreffen jede Spedition, unabhängig von der Größe.
Die E-Rechnung verlangt im Geschäft zwischen Unternehmen einen strukturierten Datensatz – XRechnung oder ZUGFeRD – statt eines PDFs. Ein TMS sollte diese Daten aus den abgerechneten Fahrten erzeugen können. Ob es sie auch versenden soll, ist eine andere Frage: Ausstellung, Versand und die zehnjährige Aufbewahrung der Ursprungsfassung liegen in der Buchhaltungssoftware oft besser, weil dort die Kundenstammdaten mit USt-IdNr., Bankverbindung und Leitweg-ID ohnehin gepflegt werden.
Die GoBD verlangen lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern, die Unveränderbarkeit ausgestellter Rechnungen – berichtigt wird über eine Stornorechnung, nicht durch Überschreiben – und die bildlich unveränderte Aufbewahrung der Belege über über die Frist des § 147 AO – für Buchungsbelege acht Jahre, für Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn. Beim Auswählen einer Software lohnt die Frage, ob sie das erzwingt oder nur ermöglicht: eine Rechnung, die sich nachträglich ändern lässt, ist in einer Betriebsprüfung ein Problem, auch wenn niemand sie geändert hat.
Häufige Fragen
Was ist ein TMS?
Ein Transport-Management-System bildet den Weg einer Sendung vom Auftrag bis zur Rechnung ab: Aufträge erfassen, Fahrzeuge disponieren, Status verfolgen, abrechnen und die Daten an die Buchhaltung übergeben. Der Begriff sagt nichts über die Größe – dieselbe Abkürzung steht für ein Konzernsystem mit Zollabwicklung und für eine Wochenübersicht mit sechs Lastwagen.
Ab wie vielen Fahrzeugen lohnt sich ein TMS?
Die Zahl der Fahrzeuge ist der falsche Maßstab. Entscheidend ist, wie viel Zeit nach der Fahrt anfällt: Wer am Monatsende Fahrten aus einer Tabelle in die Rechnungen überträgt, verliert dabei ab etwa dreißig Fahrten im Monat mehr Zeit, als eine Software kostet. Wer fünf Fahrten im Monat abrechnet, braucht keine.
Was kostet ein TMS für eine Spedition?
Die etablierten Systeme rechnen meist je Arbeitsplatz ab und verlangen eine Einführung mit Schulung und Datenübernahme; veröffentlichte Preise gibt es dort selten. Cloud-Lösungen für kleine Betriebe liegen im zwei- bis dreistelligen Bereich je Monat. Speditionary kostet 199 € im Monat netto einschließlich 4 Fahrzeugen, jedes weitere 25 € – ein Betrieb mit zehn Fahrzeugen zahlt 349 € im Monat.
Brauche ich Telematik dafür?
Nein. Ohne Telematik funktioniert ein TMS vollständig; Ist-Zeiten trägt dann das Büro oder der Fahrer ein. Mit Anbindung erkennt das System die Ankunft selbst und beantwortet damit die Frage, die im Streitfall zählt: war das Fahrzeug wirklich am Ziel, und wann.
Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht?
Im B2B-Geschäft muss die Rechnung als strukturierter Datensatz beim Empfänger ankommen – XRechnung oder ZUGFeRD. Ein TMS sollte diese Daten erzeugen können. Ausstellen, versenden und aufbewahren lässt sich das auch in der Buchhaltungssoftware; dort liegen USt-IdNr., Bankdaten und Leitweg-ID der Kunden ohnehin.
Worauf muss ich wegen GoBD achten?
Rechnungsnummern müssen lückenlos und fortlaufend sein, eine festgeschriebene Rechnung darf sich nicht mehr ändern lassen – berichtigt wird über eine Stornorechnung –, und Belege sind über die Frist des § 147 AO bildlich unverändert aufzubewahren – für Buchungsbelege acht Jahre seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, für Handelsbücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn. Wer eine Software wählt, sollte prüfen, ob sie das erzwingt oder nur ermöglicht.
Dieser Text fasst den Stand vom 6. Oktober 2026 zusammen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte ändern sich; für den eigenen Betrieb entscheidet der Steuerberater.
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Speditionary deckt genau den Ausschnitt ab, der oben beschrieben ist: Disposition im Wochenkalender, Telematik-Anbindung mit Ankunftsabgleich, Frachtabrechnung als Sammelrechnung, Subunternehmer mit Marge, DATEV-Übergabe und E-Rechnungsdaten. Kein Modulbaukasten, keine Einführungsprojekte.
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