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Dieselzuschlag, Maut und Wartezeit richtig abrechnen

Maut, Diesel und Wartezeit folgen drei verschiedenen Rechenwegen, und genau deshalb gehören sie nicht in eine gemeinsame Position. Was jeweils zu vereinbaren ist, wie gerechnet wird und wie das Ergebnis auf der Rechnung aussehen sollte.

Warum Zuschläge überhaupt getrennt laufen

Der Frachtpreis kalkuliert sich über Strecke, Fahrzeug und Zeit. Alles, was sich unabhängig davon ändert, gehört daneben und nicht hinein – sonst muss bei jeder Dieselpreisbewegung die ganze Preisliste neu verhandelt werden.

Drei Zuschläge decken in einem Nahverkehrsbetrieb fast alles ab: Maut als durchlaufender Kostenpunkt, Dieselzuschlag als Index-gebundene Anpassung, Wartezeit als vergütete Zusatzleistung. Was darüber hinaus anfällt – Palettentausch, Avisierung, Entsorgung –, läuft als „Sonstiges" mit Begründung.

Dieselzuschlag: die Klausel entscheidet, nicht der Prozentsatz

Ein Dieselzuschlag ohne vereinbarte Grundlage ist eine Bitte. Brauchbar wird er durch drei Festlegungen:

Aus diesen drei Angaben ergibt sich der Satz, und aus dem Satz der Betrag. Auf der Rechnung sollte beides stehen: Dieselzuschlag 6,5 % – 29,25 €. Steht dort nur der Betrag, beginnt die Diskussion beim nächsten Mal von vorn.

Maut: seit 2024 ein Thema für deutlich mehr Betriebe

Zwei Änderungen haben die Lage verschoben: Seit Dezember 2023 enthält der Mautsatz einen Teilbetrag nach CO2-Emissionsklasse, und seit dem 1. Juli 2024 gilt die Maut für Fahrzeuge ab 3,5 Tonnen zulässiger Gesamtmasse statt erst ab 7,5 Tonnen. Damit sind Betriebe betroffen, die vorher keine Mautposition auf ihren Rechnungen hatten – für Handwerksbetriebe besteht eine Ausnahme.

Für die Abrechnung folgt daraus: Die Maut ist ein fester Betrag je Fahrt, kein Prozentsatz. Sie wird dort weitergegeben, wo es vereinbart ist, und sie gehört auf beide Seiten der Kalkulation – auch auf die Einkaufsseite, wenn ein Subunternehmer sie weiterberechnet. Wer sie nur beim Kunden erfasst und beim Subunternehmer im Preis untergehen lässt, rechnet sich die Marge regelmäßig zu gut.

Wartezeit: vereinbaren, messen, ausweisen

Standgeld steht dem Frachtführer zu, wenn über die vereinbarte Ladezeit hinaus gewartet wird (§ 412 Abs. 3 HGB). Drei Angaben machen es durchsetzbar:

  1. Die freie Zeit – zum Beispiel zwei Stunden für Be- oder Entladung.
  2. Der Stundensatz danach, in den Konditionen vereinbart.
  3. Der Nachweis – Ankunfts- und Abfahrtszeit. Genau hier zahlt sich eine Telematikanbindung aus: Ankunft und Abfahrt stehen ohne Zutun an der Fahrt, und die Diskussion über „so lange war der nicht da" entfällt.

Wie es auf der Rechnung aussehen sollte

Eine Frachtposition mit Zuschlägen ist dann gut, wenn der Empfänger sie ohne Rückfrage prüfen kann:

36037 Fulda → 34117 Kassel, Ladung: 12 Paletten Fliesen, Ihre Referenz: LS-42977
inkl. Maut 42,00 €, Dieselzuschlag 6,5 % 29,25 €, Wartezeit 1 Std 16,25 €

Der Grundpreis, die Zuschläge einzeln mit Satz und Betrag, die Referenz des Auftraggebers. Das ist kein Mehraufwand, wenn die Zuschläge beim Erfassen der Fahrt einzeln eingetragen werden – und es ist erheblicher Mehraufwand, wenn sie am Monatsende aus einer Sammelsumme rekonstruiert werden müssen.

Häufige Fragen

Wie berechnet man einen Dieselzuschlag?

Über eine Gleitklausel: Vereinbart werden ein Basispreis für Dieselkraftstoff, ein Referenzindex – üblicherweise der Verbraucherpreisindex für Dieselkraftstoff des Statistischen Bundesamts – und der Anteil der Kraftstoffkosten am Frachtpreis. Steigt der Index, steigt der Zuschlag anteilig. Entscheidend ist, dass Basis und Quelle schriftlich feststehen, sonst ist jeder Satz Verhandlungssache.

Prozent oder fester Betrag?

Beides ist üblich. Ein Prozentsatz auf den Grundpreis passt sich mit der Fracht an und ist bei wechselnden Relationen einfacher. Ein fester Betrag je Fahrt ist bei gleichbleibenden Touren übersichtlicher. Wichtig ist nur, dass auf der Rechnung erkennbar ist, welcher Satz auf welchen Betrag angewandt wurde.

Für welche Fahrzeuge gilt die Maut?

Seit der Ausweitung zum 1. Juli 2024 gilt die Lkw-Maut für Fahrzeuge ab 3,5 Tonnen technisch zulässiger Gesamtmasse, die für den Güterkraftverkehr bestimmt sind. Für Handwerksbetriebe gibt es eine Ausnahme. Seit Dezember 2023 kommt ein Teilsatz nach CO2-Emissionsklasse hinzu – der Grund, warum die Maut für viele Betriebe spürbar gestiegen ist.

Darf ich Wartezeit berechnen?

Wenn über die vereinbarte Lade- oder Entladezeit hinaus gewartet wird, steht dem Frachtführer ein Standgeld zu (§ 412 Abs. 3 HGB). Vereinbarte Zeiten und Stundensatz gehören in die Konditionen; ohne Vereinbarung wird über die Angemessenheit gestritten. Auf die Rechnung gehören Dauer und Satz, nicht nur der Betrag.

Warum Zuschläge einzeln ausweisen?

Weil eine Sammelposition die häufigste Rückfrage auf einer Frachtrechnung erzeugt. „Zuschläge 87,50 €" kann niemand prüfen; „Maut 42,00 €, Dieselzuschlag 6,5 % 29,25 €, Wartezeit 1 Std 16,25 €" prüft sich von selbst. Der Aufwand ist derselbe, die Zahl der Nachfragen nicht.

Dieser Text fasst den Stand vom 26. September 2026 zusammen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte ändern sich; für den eigenen Betrieb entscheidet der Steuerberater.

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In Speditionary trägt jede Fahrt ihre Zuschläge als einzelne Zeilen: Maut, Dieselzuschlag – wahlweise als Prozentsatz auf den Grundpreis, den das System selbst ausrechnet –, Wartezeit und Sonstiges mit Pflichtbemerkung. Die Summe und der Text wandern automatisch auf die Rechnungsposition, in derselben Form wie oben. Auf der Einkaufsseite gibt es dieselben Zeilen, damit die Marge stimmt und nicht nur gut aussieht.

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