Speditionssoftware auswählen: eine Checkliste für kleine Betriebe
Die meisten Fehlentscheidungen fallen nicht in der Vorführung, sondern davor – weil unklar ist, was gebraucht wird. Zwölf Fragen zum Klären vor dem Termin und drei, die im Termin gestellt gehören. Sie funktionieren gegen jeden Anbieter, auch gegen uns.
Vor dem ersten Termin: was brauche ich eigentlich?
Eine Vorführung zeigt, was eine Software kann. Sie zeigt nicht, was der eigene Betrieb braucht – und ohne diese Liste wirkt jedes System überzeugend, weil es immer etwas gibt, das beeindruckt. Die folgenden Punkte lassen sich in einer halben Stunde beantworten.
- Wie viele abzurechnende Fahrten im Monat? Das ist der Maßstab, nicht die Zahl der Fahrzeuge.
- Komplettladungen oder Stückgut? Entscheidet, ob Sendungsverfolgung auf Packstückebene gebraucht wird – meistens nicht.
- Wie wird heute abgerechnet? Einzelrechnung je Fahrt oder Sammelrechnung je Monat? Ein System, das nur eines kann, passt nur zur Hälfte.
- Wer schreibt die Rechnung – der Betrieb oder das Steuerbüro?
- Wird fremdvergeben? Wenn ja: Gutschrift oder Rechnung des Subunternehmers?
- Gibt es Telematik – und soll sie angebunden werden?
- Welche Zuschläge kommen vor? Maut, Diesel, Wartezeit, Palettentausch.
- Wer arbeitet damit? Nur das Büro, oder auch Fahrer auf dem Telefon?
- Welches Buchhaltungssystem? DATEV, und wenn ja: welcher Kontenrahmen?
- Gibt es Auftraggeber mit eigenen Portalen oder EDI-Vorgaben?
- Öffentliche Auftraggeber im Kundenstamm? Dann ist XRechnung samt Leitweg-ID Pflicht.
- Was soll sich messbar ändern? Ein Satz. Wenn er nicht zustande kommt, ist der Zeitpunkt für eine Umstellung noch nicht da.
Im Termin: drei Fragen, die nicht auf der Folie stehen
- „Zeigen Sie mir den Rechnungslauf für einen Kunden mit vierzig Fahrten – von der Auswahl bis zur fertigen Rechnung." Hier entscheidet sich, ob die Software Zeit spart. Wenn stattdessen Dispositionsansichten gezeigt werden, hat man die Antwort auch.
- „Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?" Brauchbar ist nur ein vollständiger, maschinenlesbarer Auszug – Rechnungen als PDF, Belege als Bilddateien, Fahrten und Stammdaten als Tabellen. Ein Zugang, der „noch drei Monate lesend offen bleibt", deckt keine achtjährige Aufbewahrungsfrist.
- „Kann ich eine festgeschriebene Rechnung nachträglich ändern?" Die erwünschte Antwort ist nein. Wer hier ja sagt und es als Komfortmerkmal darstellt, hat die GoBD nicht gelesen.
Kosten vergleichbar machen
Monatsgebühren lassen sich schlecht vergleichen, weil sie verschieden zählen – je Arbeitsplatz, je Fahrzeug, je Mandant. Vergleichbar wird es über die Gesamtkosten der ersten drei Jahre:
- Einrichtung, Schulung, Datenübernahme (einmalig)
- laufende Gebühr × 36, mit der voraussichtlichen Zahl an Fahrzeugen oder Arbeitsplätzen in Jahr drei, nicht heute
- Kosten für Anbindungen: Telematik, DATEV, E-Rechnungsversand
- die eigene Arbeitszeit für Einführung und Umstellung
Dem gegenüber steht keine Softwareersparnis, sondern eingesparte Zeit: Wie viele Stunden gehen heute für Übertragen, Suchen und Nachfragen drauf? Diese Zahl kennt der Betrieb – und sie ist in der Regel der größere Posten.
Warnzeichen
- Kein Preis auf der Website. Manchmal berechtigt, oft ein Hinweis darauf, dass der Preis vom Gegenüber abhängt.
- Einführungsprojekt für einen Betrieb mit acht Fahrzeugen. Was so viel Vorbereitung braucht, ist für eine andere Größe gebaut.
- Datenexport nur auf Anfrage oder gegen Gebühr. Die Daten gehören dem Betrieb, nicht dem Anbieter.
- Kein Auftragsverarbeitungsvertrag im Angebot. Er ist nach Art. 28 DSGVO Pflicht; wer ihn erst auf Nachfrage vorlegt, hat auch sonst manches erst auf Nachfrage.
- Funktionen, die niemand nennen kann, wenn man nach dem Nutzen fragt.
Häufige Fragen
Was kostet Speditionssoftware für einen kleinen Betrieb?
Die Spanne ist groß. Systeme für mittlere und große Speditionen rechnen meist je Arbeitsplatz ab und verlangen ein Einführungsprojekt mit Schulung und Datenübernahme; veröffentlichte Preise gibt es dort selten. Cloud-Lösungen für kleine Fuhrbetriebe liegen im zwei- bis dreistelligen Bereich je Monat. Der brauchbare Vergleich läuft über die Gesamtkosten der ersten drei Jahre, nicht über die Monatsgebühr.
Wie lange dauert die Einführung?
Bei einem kleinen Betrieb ohne Altsystem hängt das fast nur an den Stammdaten: Kunden, Fahrzeuge, Fahrer, Preise. Ein halber bis ganzer Tag ist realistisch, danach eine Probewoche. Wo ein Altsystem abgelöst wird und Daten übernommen werden müssen, ist es deutlich mehr – und dann gehört die Frage in das Angebot.
Woran erkenne ich, dass eine Software zu groß für mich ist?
An den Begriffen in der Vorführung. Sendungsverfolgung auf Packstückebene, Lagerplatzverwaltung, Zollabwicklung, EDI-Anbindungen und Tourenoptimierung über Zeitfenster sind Merkmale von Systemen für Stückgut- und Sammelgutverkehre. Wer Komplettladungen fährt, bezahlt das mit, ohne es zu benutzen – und bedient eine Oberfläche, die dafür gebaut wurde.
Was muss im Vertrag stehen?
Mindestens: Kündigungsfrist, Preisentwicklung, Verfügbarkeit, Serverstandort, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – und der Datenauszug beim Ausstieg. Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist bei einem Wechsel der teuerste.
Sollte ich eine Testphase verlangen?
Ja, und zwar mit eigenen Daten statt mit dem Demobestand des Anbieters. Eine Woche echte Disposition und ein echter Rechnungslauf sagen mehr als drei Vorführtermine. Wenn das nicht möglich ist, ist das selbst eine Antwort.
Dieser Text fasst den Stand vom 26. September 2026 zusammen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte ändern sich; für den eigenen Betrieb entscheidet der Steuerberater.
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Gemessen an dieser Liste: Speditionary kostet 199 € im Monat netto einschließlich 4 Fahrzeugen, jedes weitere 25 €. Keine Einrichtungsgebühr, kein Einführungsprojekt, monatlich kündbar. Der vollständige Datenauszug steht jederzeit bereit, ohne Anfrage und ohne Aufpreis; der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt im System und wird beim ersten Anmelden unterzeichnet. Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht ändern. Server in Deutschland.
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